Imagina que tu rendimiento en el trabajo se evaluara directamente a partir de la cantidad de correos electrónicos enviados, la cantidad de tiempo consumido editando un documento o el tiempo dedicado a las reuniones o incluso moviendo el mouse. Esto puede sonar ridículo, pero tu jefe podría estar haciendo exactamente eso. Cada vez surgen más historias de personas a las que se convoca a reuniones para justificar interrupciones en su trabajo solo para descubrir que su jefe los había estado observando trabajar sin su conocimiento.

La pandemia global de Covid-19 ha reorganizado el contexto en el que muchos de nosotros trabajamos. De repente, muchas empresas se vieron obligadas a pasar de los lugares de trabajo físicos al trabajo remoto. Para varias empresas, esta transición se tradujo en el temor de que los empleados no estuvieran trabajando o desempeñándose tan bien como lo hacían en la oficina, algo que decidieron solucionar con una mayor vigilancia. Como consecuencia, la demanda de herramientas de monitoreo de empleados se disparó.

En 2020, la demanda global de software de monitoreo de empleados aumentó un 108% en abril y un 70% en mayo de 2020 en comparación con la época anterior a la pandemia. Al mismo tiempo, las consultas del motor de búsqueda sobre «Cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa» aumentaron un 1.705 % en abril y un 652 % en mayo de 2020 en comparación con el año anterior. Un experto publicó un informe titulado Little Tech acompañado de una base de datos de 550 empresas, incluidas 182 que ofrecen monitoreo del desempeño del lugar de trabajo, con diversas capacidades.

El informe de este experto ilustra un auge en la oferta de plataformas de espacio de trabajo en Internet y herramientas de monitoreo que responden a esta mayor demanda. Estas soluciones altamente intrusivas son inmensamente problemáticas por derecho propio, brindan acceso a cada pulsación de tecla, movimiento del mouse y, a veces, ofrecen funciones como acceso regular a la cámara web para garantizar que los empleados estén frente a su ordenador o para monitorear su «atención» y «enfoque». La invasión de la privacidad resultante es mucho más intensa que cualquier cosa que pueda ocurrir en una oficina física y entra directamente en el espacio privado de los empleados.

Sin embargo, estas prácticas invasivas no se facilitan únicamente a través de la implementación de software de monitoreo de empleados dedicado. Si crees que estás a salvo de esto porque tú empleador no implementa este tipo de herramientas (todavía), es posible que tengamos malas noticias. Muchas de las denominadas «suites de productividad», que han estado disponibles durante años y con las que puedes estar familiarizado, también han comenzado a integrar funciones discretas e invasivas que compiten con las que ofrece el software de gestión.

Entre tales «suites de productividad» se encuentra el conocido paquete de productividad basado en la nube de Microsoft 365, que ofrece una amplia gama de herramientas para la colaboración y la comunicación en tiempo real. Lo que puede ser menos conocido al respecto es cómo puede permitirle a tu jefe ver cómo estás pasando el día mientras estás sentado frente al dispositivo de tu empresa.

Los siguientes hallazgos provienen de la investigación sobre el paquete Office 365, así como de la investigación realizada por el graduado en ciencias informáticas de la UCL, Demetris Demetriades, titulada «El aumento de la tecnología de vigilancia en el lugar de trabajo en la pandemia del coronavirus».

Office 365: las características de vigilancia que no esperabas

Cada vez que un trabajador interactúa con Microsoft 365, genera datos que se pueden convertir en métricas. Estos datos son generados de forma predeterminada por personas que simplemente realizan su trabajo diario: redactan documentos, envían correos electrónicos, chatean en Teams y participan en reuniones utilizando el paquete Office 365 (Microsoft Teams, Word, Excel, Outlook, etc.).

Al otro lado del espejo, al hacer uso de esta suite, un administrador puede acceder y navegar por una variedad de tableros que se generan automáticamente y pueden ser extremadamente reveladores.

Una de estas características, el «Centro de administración de Microsoft Office 365» espera informar a los administradores sobre la productividad y la eficiencia de los empleados dentro de su empresa. En el Centro de administración, se pueden encontrar dos categorías de informes de análisis organizacional: Uso y Productividad .

Dentro de los informes de uso, los administradores encontrarán información sobre el uso general de servicios y aplicaciones en toda la organización o la cantidad de usuarios que acceden a cada aplicación de Office. En Productividad , los datos generados se pueden encontrar sobre el rendimiento de la empresa en comparación con empresas similares que también usan Office 365. El informe proporciona estadísticas y datos cuantitativos estimados que se derivan del comportamiento de los empleados dentro de una organización, incluida la frecuencia con la que usan un cierta aplicación y por cuánto tiempo. Aunque estos informes presentan datos agregados, para una organización más pequeña podrían parecer que los datos se proporcionaron a nivel individual, ya que con un número menor de empleados podría ser más fácil para los empleadores inferir quién pasó el tiempo haciendo qué.

Otra fuente de información de los empleados mucho más granular es el Centro de administración de Microsoft Teams. Desde allí, un administrador puede seleccionar usuarios específicos y leer métricas individuales de cada uno, incluido cuánto tiempo dedicaron a las llamadas, cuántos mensajes intercambiaron, a cuántas reuniones grupales y 1-1 asistieron y más. Además de esto, los administradores también obtienen acceso a qué dispositivo (computadora portátil, teléfono) se conectó un usuario para cada acción que realizó (asistir a una reunión, enviar un mensaje, etc.). Esto podría usarse potencialmente para inferir información o plantear preguntas sobre por qué un empleado usó un dispositivo en lugar de otro. Por ejemplo, ¿el hecho de que alguien se uniera a su reunión matutina desde su teléfono significa que todavía estaba en la cama? El sistema no puede dar una respuesta, pero proporciona datos que permiten a los empleadores detenerse en tales pensamientos y sospechas.

Informe de actividad de los usuarios de Teams que muestra todas las interacciones de los usuarios dentro de Teams, incluida la cantidad de mensajes intercambiados y el tiempo dedicado a las reuniones. Fuente: «The rise of workplace surveillance technology in the coronavirus pandemic».

Dos de las características más preocupantes que ofrece Office 365 son las herramientas para el gobierno de la información y la gestión de riesgos denominada Auditoría y Búsqueda de contenido. Estos se pueden utilizar para presentar una cantidad de información bastante preocupantemente detallada a los administradores. Simplemente introduciendo las consultas correctas, los administradores pueden obtener acceso para leer los correos electrónicos, documentos y mensajes 1-1 de las personas en Teams y en cualquier otro lugar procesable.

Vista de administrador de la función de búsqueda de contenido después de realizar una consulta en un usuario específico. El administrador puede acceder al contenido de los correos electrónicos del usuario. Fuente: “The rise of workplace surveillance technology in the coronavirus pandemic”.

La función Auditoría, que no está habilitada de forma predeterminada, brinda la opción adicional de buscar usuarios individuales durante un período elegido y muestra todas las actividades imaginables realizadas por el usuario en un formato de lista hasta la eliminación de correos electrónicos y cambios de contraseña.

Vista de administrador de la función de auditoría después de realizar una consulta en un usuario específico. Esta vista muestra cada acción que el usuario realizó dentro de Office 365, con marca de tiempo. Fuente: “The rise of workplace surveillance technology in the coronavirus pandemic”.

Combinando estas dos características que lo abarcan todo, los empleadores pueden dibujar una imagen bastante íntima de cada empleado, hasta el más mínimo detalle. Esto incluye no solo una lista de casi la mayoría de las acciones que realizan, sino también la posibilidad de acceder fácilmente a todo el contenido que se intercambia dentro de la organización y las comunicaciones externas a través del correo electrónico.

Microsoft ofrece auditoría y búsqueda de contenido para permitir a los empleadores señalar comportamientos problemáticos o posibles incumplimientos de contratos laborales o políticas de la empresa, incluido el acoso, la divulgación de secretos comerciales, etc. Pero la naturaleza general de estas herramientas no viene acompañada de ningún tipo de protección. para proteger a los empleados. No hay limitaciones sobre cómo los empleadores pueden usar estas funciones y no hay indicaciones activas que informen a los trabajadores si están habilitadas. Esta falta de transparencia y las limitaciones por parte de los empleados significan que pueden ser mal utilizados y convertirse en una máquina de vigilancia sin el pleno conocimiento de los empleados. De hecho, aunque Microsoft menciona que Office 365 puede ser utilizado por una organización para «acceder y procesar sus datos […] incluido [..] el contenido de sus comunicaciones y archivos».

Captura de pantalla de la sección de política de privacidad de Microsoft titulada «Productos proporcionados por su organización: aviso para los usuarios finales». Fuente: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement)

Por el lado de los empleados, poco queda por hacer más que seguir con su día a día sin saber si su jefe está usando estas funciones para espiarlos o no. De hecho, Office 365 no notifica a los usuarios cuando un administrador habilita la función ‘Auditoría’ mencionada anteriormente o cuando se generan paneles, y de ninguna manera revela qué funciones están activas cuando un empleado se une a Office 365 por primera vez. La opacidad para los empleados es total.

En la práctica, esto significa que si un empleador no revela claramente cuáles de estas características están habilitadas, no hay forma de que sepa si todas sus interacciones con Office 365 se supervisan y se convierten en métricas de rendimiento o incluso si sus comunicaciones están siendo leídas por alguien.