ProtonMail erabiltzeak mezu elektroniko profesionalak bidaltzeko zure negozio-komunikazioak hodeian seguru mantenduko direla esan nahi du. Horrek esan nahi du zure dibulgazioa, akordioak, bilerak eta kontaktuak seguru mantentzen direla, erabilera errazeko amaierako enkriptazioarekin. Hala ere, negozio-mezu seguruekin eragina izaten hasi aurretik, nahi dituzun emaitzak lortzen dituzten mezu profesionalak nola idazten jakin behar duzu.

Zein da zure posta elektronikoaren helburua?

Enpresa-mezu eraginkorra idazteko lehen urratsa zure mezuaren helburua ulertzea da. Galdetu zeure buruari hartzaileak zer ekintza egitea nahi duzun zure mezu elektronikoa irakurri ondoren. Zure helburua zein den zehaztu ondoren, zure posta elektronikoko gainerako mezuak hori onartzen duela ziurtatu dezakezu. Posta elektronikoa zehatza eta zure helburua lortzera zuzenduta mantentzea funtsezkoa da posta elektroniko profesional on bat idazteko.

Zein da zure posta elektronikoaren audientzia?

Zure negozioaren posta elektronikoaren audientzia ulertzea funtsezkoa da zure tonua egoerarekin bat datorrela ziurtatzeko. Esaterako, aurretik harremanik izan ez duzun enpresa bateko zuzendari nagusiari posta elektronikoa bidaltzen bazaio, mezu elektronikoa txantxa eta informaltasunik gabe gorde beharko zenuke. Norbait hobeto ezagutzen duzunean, baliteke zure mezu elektronikoen ikuspegi formal hau lasaitu nahi izatea, harreman profesional on bat eraikitzeko lan egin ahal izateko.

Hainbat pertsonari mezu elektroniko bat idazten bazabiltza CC edo BCC funtzioak erabiliz, zure posta elektroniko profesionalean sartzen duzun informazioa eta nori zuzentzen ari zaren kontuan hartu beharko duzu. (Adibidez, ez duzu inoren izena erabili behar kontaktu guztiak BCC diren mezu elektroniko batean, edo informazio pribatua sartu behar duzu partekatzeko baimenik ez duzun CC hartzaile bat duen mezu elektroniko batean).

Nola idatzi posta elektroniko profesional bat

Orain zure posta elektronikoaren helburua eta audientzia ezagutzen dituzunean, idazten has zaitezke, zure mezua zehatza, garrantzitsua eta irakurterraza mantentzen duzula ziurtatuz.

Gai-lerroa

Zure gai-lerroa hartzaileak ikusiko duen mezuaren lehen zatia da, eta mezu elektroniko hotz bat bidaltzen ari bazara (adibidez, salmenta-proposamena), zure gai-lerroak hartzaileak mezu elektronikoa irekiko duen erabaki dezake.

  • Ez egin gaia luzeegia, edo baliteke hartzailearen posta elektronikoko bezeroak edo aplikazioak moztu.
  • Ez saiatu hartzaileak “klik beita” egiten zure negozioaren posta elektronikoa irekitzen, gaia lausoa mantenduz. Horren ordez, laburbildu argi eta garbi zergatik jartzen zaren pertsona honekin harremanetan.
  • Sartu informazio egokirik, esate baterako, mezu elektronikoari epe zehatz batean erantzun behar zaion edo mezu elektronikoa premiazkoa den.

Agurrak

Mezu elektroniko bereziki formal bat idazten ari bazara, “[izena] maitea”-rekin has dezakezu mezu elektronikoa. Hala ere, mezu elektroniko profesional gehienetarako, nahikoa izango da “Kaixo” edo “Kaixo” soil batekin. Ahal denean, hartzaileari izenez zuzendu. 

Hainbat pertsonari mezu elektroniko bat bidaltzen bazaizu, baliteke horiei guztiei izenez zuzendu nahi izatea, nahiz eta BCC eremua erabiltzen ari bazara, ez dituzu mezu elektronikoko inongo hartzaileen izenak erabili behar, hori eginez gero agerian geratuko baita. ez dira zure mezuaren hartzaile bakarrak.

Formatua

Mezu elektroniko profesional bat idaztean, ziurtatu behar duzu erabiltzen duzun formatuak mezu elektronikoa irakurtzeko erraza egiten duela eta beste posta-bezero batzuetara itzuliko diren formatu-arauak betetzen dituela; horrek esan nahi du web-tipo estandarrak eta unicode sinboloak erabiltzea. Letra-tipo pertsonalizatuak nekez agertuko dira hartzaileen sarrera-ontzian.

Zure posta elektronikoa profesionala eta digeritzeko erraza izan dadin, erabili:

  • Paragrafo txikiak testu-lerro jarraituen ordez.
  • Sartu hiperestekak formateatu gabeko URLen ordez.
  • Buletak edo zenbakidun zerrendak zerrendak paragrafo gisa idatzi beharrean.

Nola amaitu mezu elektroniko bat

Zure mezu elektronikoaren amaierak zure mezua zer den laburbildu behar du, eta hartzaileak irakurritakoan zer ekintza egin behar duen errepikatu behar du. Ondoren, itxiera profesional batekin eta zure izen-abizenak eman beharko zenuke.

Mezua amaitzen duzun modua hartzailearekin duzun harremanaren eta mezu elektronikoa nola formala den araberakoa da. Lan-harreman estua izateko, “agur on” edo “agur” zure posta elektronikoa ixteko ohiko moduak dira. Mezu elektroniko profesional formalagoak lortzeko, kontuan hartu “zure zintzotasunez” edo “eskerrak”.

Edozein negozio-mezu elektroniko idaztean, saihestu beharko zenuke itxiera oso informalak, esate baterako, “ikusi” edo itxierarik ez sartzea, nahiz eta posta elektronikoko sinadura bat izan.

Mezu elektroniko profesionalak zuzendu

Zure posta elektroniko profesionala idatzi ondoren, bidali aurretik zuzentzen duzula ziurtatu beharko zenuke.

Zure mezu elektronikoa zuzentzeko lehen urratsa mezu elektronikoa idatzi aurretik jarri duzun helburua mezu osoan zehar argi dagoela ziurtatzea da. Ondoren, moztu alferrikako luzeak diren mezu elektronikoaren zati guztiak eta ziurtatu esaldi bakoitza ahalik eta zehatzena dela.

Zure posta elektronikoko oinarrizko akatsek maiz esan nahi dute zure mezuak ez duela nahi den emaitzarik hartzailearen sarrera-ontzian sartzen denean.

Beti egiaztatu behar dituzun posta elektronikoko errore arruntak hauek dira:

  • Beharrezko eranskinak gehitzea ahaztuta.
  • Akats ortografikoak eta akatsak.
  • Gaizki idatzitako izenak.
  • Data eta orduak okerrak.

ProtonMail-ekin mezu elektroniko profesionalak bidali

Posta elektronikoaren hornitzaile egokia aukeratzea zure mezu elektroniko profesionalak eraginkorragoak direla ziurtatzeko modu erraz bat da. Domeinu batzuk, hala nola AOL edo Hotmail , informalak edo zaharkituak direla ikusten dira, eta hartzaileek zure mezu elektronikoari erantzuteko moduan eragin dezakete, ireki aurretik ere. Hau bereziki garrantzitsua da zure helbide elektronikoa lanpostuetara eskatzeko erabiltzen ari bazara. Enpresa-mezuek informazio sentikorra izan dezaketenez, zure mezuak pribatuak mantentzea lehentasun nagusia izan behar du. ProtonMail-ekin, zure negozio-mezu elektronikoak eta eranskin guztiak automatikoki muturreraino enkriptatzen dira, hau da, zuk eta zure hartzaileak soilik irakur ditzakezu zure mezuen edukia (ProtonMail-eko beste kontu batera bidaltzen dituzunean edo ProtonMail Encrypt for Outside funtzioa erabiltzen duzunean).