El uso de ProtonMail para enviar correos electrónicos profesionales significa que las comunicaciones de tu empresa se mantendrán seguras en la nube. Esto significa que tu alcance, acuerdos, reuniones y contactos se mantienen seguros con un cifrado de extremo a extremo fácil de usar. Sin embargo, antes de que puedas comenzar a tener un impacto con los correos electrónicos comerciales seguros, debes saber cómo escribir correos electrónicos profesionales que obtengan los resultados que deseas.

¿Cuál es el objetivo de tu correo electrónico?

El primer paso para escribir un correo electrónico comercial efectivo es comprender el objetivo de tu mensaje. Pregúntate qué acción deseas que realice tu destinatario una vez que haya leído tu correo electrónico. Una vez que hayas determinado cuál es tu objetivo, puedes asegurarse de que el resto de tu correo electrónico funcione para respaldarlo. Mantener el correo electrónico conciso y dirigido a lograr tu objetivo es clave para escribir un buen correo electrónico profesional.

¿Quién es la audiencia de tu correo electrónico?

Comprender la audiencia de tu correo electrónico comercial es clave para garantizar que tu tono coincida con las circunstancias. Por ejemplo, si estás enviando un correo electrónico al director ejecutivo de una empresa con la que no has tenido contacto antes, debes mantener el correo electrónico libre de bromas e informalidades. Una vez que conozcas mejor a alguien, es posible que desees relajar este enfoque formal de sus correos electrónicos para que puedas trabajar en la construcción de una buena relación profesional.

Si estás escribiendo un correo electrónico a varias personas utilizando las funciones CC o BCC, también deberás considerar la información que incluye en tu correo electrónico profesional y a quién lo está dirigiendo. (Por ejemplo, no debes usar el nombre de nadie en un correo electrónico donde todos los contactos son CCO, ni incluir información privada en un correo electrónico que tiene un destinatario CC con el que no tienes permiso para compartirlo).

Cómo escribir un correo electrónico profesional

Ahora que conoces el objetivo y la audiencia de tu correo electrónico, puedes comenzar a escribirlo, asegurándote de mantener tu mensaje conciso, relevante y fácil de leer.

Línea de asunto

Tu línea de asunto es la primera parte del mensaje que verá tu destinatario, y si estás enviando un correo electrónico frío (como un argumento de venta), tu línea de asunto podría determinar si tu destinatario abre el correo electrónico.

  • No hagas que tu asunto sea demasiado largo, o puede ser truncado por la aplicación o el cliente de correo electrónico del destinatario.
  • No intentes «hacer clic en cebo» para que su destinatario abra su correo electrónico comercial manteniendo tu línea de asunto vaga. En su lugar, resume claramente por qué te comunicas con esta persona.
  • Incluye cualquier información pertinente adicional, como si el correo electrónico debe responderse antes de una fecha límite específica o si el correo electrónico es urgente.

Saludos

Si estás escribiendo un correo electrónico particularmente formal, puedes comenzar el correo electrónico con «Estimado [nombre]». Sin embargo, para la mayoría de los correos electrónicos profesionales, un simple «Hola» debería ser suficiente. Dirígete al destinatario por su nombre cuando sea posible. 

Si estás enviando un correo electrónico a varias personas, es posible que desees dirigirte a todas por su nombre, aunque si estás utilizando el campo BCC, no debes usar los nombres de ninguno de los destinatarios en el correo electrónico, ya que al hacerlo revelarás que no son los únicos destinatarios de tu mensaje.

Formateo

Al escribir un correo electrónico profesional, debes asegurarte de que el formato que uses haga que el correo electrónico sea fácil de leer y siga las reglas de formato que se traducirán a otros clientes de correo electrónico; esto significa usar fuentes web estándar y símbolos Unicode. Es poco probable que las fuentes personalizadas aparezcan en la bandeja de entrada de tus destinatarios.

Para que tu correo electrónico se vea profesional y fácil de digerir, usa:

  • Pequeños párrafos en lugar de líneas continuas de texto.
  • Incluir hipervínculos en lugar de URL sin formato.
  • Viñetas o listas numeradas en lugar de escribir listas como párrafos.

Cómo cerrar sesión en un correo electrónico

El final de tu correo electrónico debe resumir de qué se trata su mensaje y reiterar qué acción debe tomar tu destinatario una vez que lo haya leído. Luego, debes firmar con un cierre profesional y tu nombre completo.

La forma en que firmes tu mensaje depende de tu relación con el destinatario y de cuán formal sea el correo electrónico. Para una relación laboral cercana, «todo lo mejor» o «saludos cordiales» son formas comunes de cerrar tu correo electrónico. Para correos electrónicos profesionales más formales, considera «atentamente» o «con gratitud».

Al escribir cualquier correo electrónico comercial, debes evitar cierres muy informales como «nos vemos» o no incluir ningún cierre en absoluto, incluso si tienes una firma de correo electrónico.

Corrección de correos electrónicos profesionales

Una vez que hayas escrito tu correo electrónico profesional, debes asegurarte de revisarlo antes de enviarlo.

El primer paso para revisar su correo electrónico es asegurarse de que el objetivo que estableció antes de escribir tu correo electrónico sea claro en todo el mensaje. Luego, elimina cualquier parte del correo electrónico que sea innecesariamente larga y asegúrate de que cada oración sea lo más concisa posible.

Los errores básicos en tu correo electrónico a menudo significarán que tu mensaje no tiene el resultado deseado una vez que llega a la bandeja de entrada de tu destinatario.

Los errores comunes de correo electrónico que siempre debe verificar incluyen:

  • Olvidarse de agregar los archivos adjuntos necesarios.
  • Errores de ortografía y errores tipográficos.
  • Nombres mal escritos.
  • Fechas y horas incorrectas.

Envío de correos electrónicos profesionales con ProtonMail

Elegir el proveedor de correo electrónico adecuado es una manera fácil de asegurarse de que tus correos electrónicos profesionales sean más efectivos. Algunos dominios, como AOL o Hotmail , se consideran informales u obsoletos y pueden afectar la forma en que los destinatarios responden a su correo electrónico incluso antes de que lo abran. Esto es particularmente importante si está utilizando tu dirección de correo electrónico para solicitar puestos de trabajo. Dado que los correos electrónicos comerciales pueden contener información confidencial, mantener la privacidad de tus mensajes debe ser una prioridad. Con ProtonMail, todos los correos electrónicos y archivos adjuntos de tu empresa se cifran automáticamente de extremo a extremo, lo que significa que solo tu y tu destinatario pueden leer el contenido de tus mensajes (cuando se envían a otra cuenta de ProtonMail o cuando se utiliza la función ProtonMail Encrypt for Outside ).